GYAKORI KÉRDÉSEK



Beállítások

Nem, helyette adjon hozzáférést másik felhasználónak a beállítások / felhasználók menüpont alatt, így minden felhasználó a saját hozzáférésével használhatja az alkalmazást.
A szálláshely ügykezelőjének és adminisztrátorának lehetősége van beállítani, hogy a napi zárás választásakor a felület egy, a szálláshelyhez tartozó 4 számjegyű biztonsági kódot kérjen a felhasználótól a napi zárás jóváhagyása előtt. A kód megadás nem kötelező, ez csak egy választható funkció.
Igen, 1 óra. Lehet, hogy látszólag még ezt követően is használható az alkalmazás, de problémákat okozhat a rendszer újbóli belépés nélküli használata.
Ez az elsődleges típusú jogosultág, amihez minden esetben ügyfélkapus bejelentkezés szükséges. ÜGYKEZELŐ az, aki az NTAK-ba regisztrálta a szálláshelyet, alapértelmezetten a törvényes képviselő. Ezzel a jogosultsággal az alkalmazásban minden művelet elvégezhető és további jogosultságok oszthatóak ki.
Az ADMINISZTRÁTOR az ÜGYKEZELŐVEL azonos jogosultsággal rendelkezik a kiválasztott szálláshelyen belül, de csak e-mail címmel tud belépni. ADMINISZTRÁTOR szerepkörrel rendelkező felhasználót csak ÜGYKEZELŐ vagy ADMINISZTRÁTOR hozhat létre. Az ADATSZOLGÁLTATÓ felhasználót ADMINISZTRÁTOR vagy ÜGYKEZELŐ hozhat létre. Ez a szerepkör korlátozott jogosultsággal rendelkezik, csak az alábbi funkciókat éri el: foglalások kezelése, napi zárás indítása, riportok, dokumentumok.
Az alkalmazás használatához nem kell semmilyen programot letölteni, csak az alábbi lépéseket kell követni: 1) szálláshelyet regisztrálni kell az NTAK-ba; 2) a regisztráció során be kell jelölni, hogy a VENDÉGEM alkalmazást akarja a szálláshely használni (ehhez együttesen teljesülnie kell a lakóegységre, férőhelyre és szálláshely típusra vonatkozó feltételeknek); 3) meg kell ismerni és el kell fogadni az NTAK felületén az alkalmazásra vonatkozó Általános Szerződési Feltéteket; 4) ezt követően az NTAK regisztráció során megadott e-mail címre a szálláshely-szolgáltató megkapja az alkalmazás használatára vonatkozó Egyedi szerződést; 5) az interneten a www.info.vendegem.hu oldalt kell megnyitni, és első alkalommal az NTAK regisztrációt elvégző személy tud bejelentkezni, ügyfélkapus azonosítóval. Ő lesz az alkalmazás ÜGYKEZELŐJE az adott szálláshelyen, ő tud további ADMINISZTRÁTORI és ADATKEZELŐI jogosultságokat kiosztani az adott szálláshelyen. 6) az alkalmazás használatához mindig szükséges internet csatlakozás, internet nélkül (offline) nem használható.
Csökkentett mód beállításának vannak előfeltételei. Ezeket a BEÁLLÍTÁSOK/EGYSZERŰSÍTETT MŰKÖDÉS menüpont alatt ellenőrizhetőek. A csökkentett módot maximum 3 lakóegységgel lehet használni. Amennyiben az 5 szoba 5 külön lakóegységként van regisztrálva az NTAK-ban, abban az esetben nincs lehetőség a csökkentett mód alkalmazására.
Visszamenőleg nem lehet felfüggeszteni, vagyis üzemen kívül helyezni lakóegységet, leghamarabb a mai (adott naptári) naptól.
Csökkentett módot használ. A BEÁLLÍTÁSOK/EGYSZERŰSÍTETT MŰKÖDÉS menüpont alatt tud normál működésre váltani.
Amennyiben ezek a különálló ingatlanok külön szálláshelynek minősülnek és külön működési engedéllyel rendelkezik rájuk, akkor külön szálláshelyként kell azokat az NTAK-ban is regisztrálni és minden szálláshelyen külön kell szálláshelykezelő szoftvert (pl. VENDÉGEM) használni. A VENDÉGEM alkalmazásban van mód több szálláshelyet is adminisztrálni.
Igen. Minden adminisztráció rögzítésére alkalmas, amit eddig papíralapon végeztek el.
A napi zárást nem lakóegységenként, hanem szálláshelyenként végzi a rendszer. Ha a többi lakóegység üzemel, akkor ugyanúgy kell napi zárást végezni, az üzemen kívüli lakóegységben nem lesz foglalás. Ha minden lakóegység üzemen kívül van, akkor érdemes az NTAK felületén a szálláshely adatainál az időszakos nyitva/zárva tartást beállítani. Ha a szálláshely időszakosan zárva van, akkor nem kell adatot szolgáltatnia.
Ebben az esetben az egyes ágyakat külön lakóegységként kell kezelni, mivel számlázás ágyanként történik.
Ezt a BEÁLLÍTÁSOK/LAKÓEGYSÉGEK oldalon lehet szerkeszteni lakóegységenként, akkor, amikor az ár változik. Előre megadott, szezononként változó ár beállítására nincs lehetőség, de foglalásonként vagy akár naponként is megadható más ár, így lehet például a kedvezmények miatt csökkentett árat is rögzíteni.
Az alkalmazás azt a lakóegységszámot és férőhelyszámot hagyja érkeztetni, amennyit az NTAK-ban beállított. Ebben az esetben érdemes az NTAK felületén a rögzített adatokat ellenőrizni.
Igen, ez így egy lakóegységnek.
Szabadon eldönthető, hogy euróban vagy forintban adminisztráljuk a fogyasztási tételeket a felületen, ezt a BEÁLLÍTÁSOK / PÉNZNEM BEÁLLÍTÁSA menüpontban szerkeszthető, de ez foglalásonként nem lehet eltérő. Ezzel együtt a vendég bármilyen pénznemben fizethet.
Van lehetőség a normál módra való áttérésre, a BEÁLLÍTÁSOK/EGYSZERÜSÍTETT ÜZEMMÓD oldalon ki kell venni a pipát a CSÖKKENTETT MÓD AKTIVÁLÁSA mellől.
Az alkalmazásban a vendégéjszakák árát lakóegységenként lehet meghatározni, nem pedig személyenként. Abban az esetben, ha személyenkénti árral dolgozunk, ezt az árat foglalásonként manuálisan lehet rögzíteni.
Napi zárás után – akár automatikus, akár kézi a zárás – semmilyen esetben sincs lehetőség az adatok visszamenőleges módosítására.
Igen, a rendszer abban az esetben is automatikusan lezár, ha nincs vendég a szálláson.
Igen, ezt a BEÁLLÍTÁSOK/EGYSZERŰSÍTETT MŰKÖDÉSNÉL van lehetőség beállítani.
Csökkentett módban a rendszer automatikusan lezár, normál módban a BEÁLLÍTÁSOK/EGYSZERŰSÍTETT MŰKÖDÉSNÉL lehet az automatikus napi zárást aktiválni.
E-mailben jelez a rendszer a le nem zárt napokról, ezt utólag pótolni kell, a vendégkezelő szoftvernek mindig naprakész adatokat kell tartalmazni.
A csökkentett módot csak a maximum 3 lakóegységgel rendelkező szálláshely-szolgáltatók használhatják. Az automatikus napi zárás beállítására viszont van lehetőség normál módban is.
A rendszer e-mailben értesít, ha nem sikerül az automatikus lezárás. Amint lehet, pótolni kell, hogy az alkalmazás naprakész legyen.
Igen, az automatikus napi zárás nyitvatartási időben is alkalmazható egészen addig, amíg – normál módban – nem marad egy elvégzetlen feladat. Ha az automatikus napi zárást nem tudja elvégezni a rendszer egy elvégzetlen feladat miatt, akkor erről e-mailt küld.
Ebben az esetben érdemes új felhasználóként hozzáadni azt a személyt, aki ténylegesen adminisztrálja a rendszert. Ezt a BEÁLLÍTÁSOK/FELHASZNÁLÓK fül alatt kell beállítani.
Ebben az esetben egy lakóegységet kell felvinni, mert ez a számlázás alapja, annyi férőhellyel, ahány a két apartmanban összesen van. Ezeknek az adatoknak meg kell egyezni az NTAK-ban regisztrált és a működési engedélyen lévő számokkal.
Igen, mindig minden napot le kell zárni, de ebben az esetben érdemes az automatikus zárást választani a BEÁLLÍTÁSOK/EGYSZERŰSÍTETT MŰKÖDÉS alatt
Csökkentett módot akkor lehet használni, ha megfelel a feltételeknek, mindenki szabadon eldöntheti, hogy melyik módot használja.
Igen, az IFA bevallás az adatszolgáltatástól független kötelezettség, de az IFA bevallás alapja lehet az IFA összesítés a RIPORTOK/IFA KIMUTATÁS menüpontban.
A lezárt napokat utólag nem lehet módosítani.
Az NTAK regisztráció során lehet A VENDÉGEM alkalmazás használatát bejelölni. Külön semmit nem kell letölteni, ha a szálláshelye megfelel az alap kritériumoknak (maximum 8 szobában maximum 16 ágy) akkor a www.vendegem.hu oldalon ügyfélkapus azonosítással be is tud lépni a rendszerbe.
A szállást aszerint kell kezelni, ahogy az NTAK-ba azt regisztrálták. Amennyiben az apartmant egyben adják ki, egy lakóegységnek számít, annyi férőhellyel, ahány az egész apartman kapacitása, függetlenül a szobák számától.
Nem, a csökkentett mód használata nem kötelező, ugyanúgy választhatja a normál módú működést is.
A BEÁLLÍTÁSOK/LAKÓEGYSÉGEK menüpontban lehet az egyes lakóegység melletti SZERKESZTÉS gombra kattintva ezt beállítani. Minden lakóegységre külön-külön kell az üzemen kívüli státuszt beállítani.
A felhasználók hozzáadásának nincs korlátja.
Attól függ, mire szól a működési engedély és mit regisztráltak az NTAK-ban. Az alkalmazásban ugyan azokat a beállításokat kell átvezetni. A BEÁLLÍTÁSOK/LAKÓEGYSÉGEK menüpontra kattintva adható meg a lakóegység. Amennyiben együtt adja ki a négy szobát, együtt számlázza egy foglalásnak, akkor egy lakóegységként kell kezelni, amennyiben külön foglalhatóak a szobák és külön is számlázza őket, abban az esetben négy külön lakóegységként.
Az új felhasználó azzal az e-mail címmel tud majd belépni, amire a meghívót kapta, az általa beállított saját jelszóval.
Azt az egységet, ami a számlázás alapja, egy önállóan foglalható egység. Ezeknek a száma meg kell, hogy egyezzen az NTAK-ban regisztrált lakóegységek számával.
Az NTAK-ba való regisztráció napjától köteles a szálláshely adatot szolgáltatni.
Igen, ez így helyes, és annyi lakóegységnek kell az alkalmazásban lennie, ahányat az NTAK-ba regisztrált.
Normál módban van lehetőség másnap lezárni, amennyiben nincs bekapcsolva az automatikus napi zárás. Csökkentett módban viszont a rendszer lezár automatikusan.
Igen, lehetőség van más helyen is elvégezni az adatszolgáltatást, a lényeg, hogy az alkalmazás naprakész adatokat tartalmazzon.
Nem, a csökkentett módban nincs lehetőség előre rögzíteni a lakóegység bruttó árát éjszakánként, csak az egyes foglalások árát lehet beírni érkeztetéskor.
A csökkentett mód akkor használható, ha az NTAK-ban regisztrált szálláshelynek maximum 3 lakóegysége van.
Bármikor van lehetőség csökkentett módból normál módba váltani, és vissza is.
Igen, csökkentett módban automatikus napi zárás történik minden esetben.
Csökkentett módban csak az IFA kimutatásokat van lehetőség visszanézni.
Normál módban a Riportok -» Szobaszámlák fül alatt van lehetőségünk ezt lekérdezni.
Lehetséges ugyanarra a napra rögzíteni a két foglalást, amennyiben az első vendéget utaztattuk.
Az adott szobára felterhelt fizetendő tételek összesítését. Nem azonos NAV által elfogadott számlával, mivel az alkalmazás NAV által elfogadott számla kiállítására nem alkalmas.
Igen, abban az esetben, ha ez 3 önálló szálláshelynek számít, mindegyikre rendelkezik külön-külön az önkormányzattól szálláshely-szolgáltatási igazolással, és külön-külön vannak regisztrálva az NTAK-ban is.
Ha Ön fogja az alkalmazás teljes adminisztrációját intézni, akkor nem érdemes. Biztonsági okokból hasznos lehet egy „tartalék adminisztrátor” regisztrálása is.
Állítsa be az automatikus napi zárást és a rendszer magától le fogja zárni a napokat.
Az árakat is át lehet írni.
Minden nap el kell végezni a napi zárást és ezzel együtt az adatszolgáltatást.
Amennyiben az automatikus zárás be van kapcsolva, akkor az alkalmazás automatikusan zár, de ha nincs bepipálva ez a lehetőség, akkor a napokat kézzel kell zárni.
Ha hetente egyszer érkezik vendége, és a távozásig nincs egyéb terhelendő szolgáltatás, akkor érdemes érkeztetés után beállítani a napi zárást. Az utaztatás után a következő vendégek érkeztetéséig az alkalmazás automatikusan végzi majd az adatszolgáltatást a napok zárásakor.
Fel kell venni további lakóegységként, egyéb kategóriájúként. Fontos, hogy az alkalmazásban beállított lakóegységek száma meg kell egyezzen az NTAK-ban rögzítettekkel és a működési engedélyben szereplőkkel, valamint, hogy csak 16 férőhelyig lehet az alkalmazást használni.
A foglalásokról minden adatot megtalálható a RIPORTOK menüpont alatt. Itt fontos, hogy a szűrés feltételeinél ELUTAZOTT státuszt kell választani.
Igen, összesen 16 férőhelyikg használható.
Szabadon választhat, hogy euróban vagy forintban adminisztrálja az adatait.
A BEÁLLÍTÁSOK / FELHASZNÁLÓK fül alatt lehet új felhasználót hozzáadni a rendszerhez. Ki kell választani, hogy az illető milyen jogosultságot kapjon: az adatszolgáltató csökkentett jogkör, az adminisztrátor jogköre megegyezik az ügykezelőével.
Igen, beleszámít, pótágyakkal együtt kell a max. 16 férőhelyet számolni.
Akkor állítható át, ha nincsen LAKÓ státuszú foglalás.
Mert ez az alkalmazás menüsora, ami a vendegem.hu internetes oldalon érhető el.
Jelenleg még igen, egyelőre kötelező.



Foglalások kezelése

Bármely napon hozzá lehet adni új vendéget a lakóegységhez egészen addig, ameddig az rendelkezik elegendő kapacitással. Ha nem tud hozzáadni további vendégeket, annak az az oka, hogy a lakóegységre beállított férőhely kevesebb, mint ahány vendég érkezne az adott lakóegységbe.
Igen, normál módban azonnal fel kell vinni a foglalást. Csökkentett módban csak akkor rögzíthető vendég, ha megérkezik.
Igen, jelenleg rögzíthető foglalás a megrendelő és vendég nevének megadása nélkül is.
Ha csak a megrendelő adatait tölti ki foglalás rögzítésekor, akkor így van, de ha a vendégadatokat is kitölti, akkor már nem 0 fő jelenik meg. A foglalás rögzítésekor ez még lehetséges, de legkésőbb érkeztetéskor a vendégadatokat fel kell venni.
Ez így van, hiszen a foglalás csupán egy előrejelzés, így előfordulhat 100%-nál magasabb foglaltság. A tényleges foglaltságnál a valóságban megérkező vendég számít.
Beállítások/Lakóegységek menüpont alatt megjelennek a rögzített lakóegységek táblázatos formában. Itt a műveletek oszlopban található SZERKESZTÉS gombra kattintva megjelenik a lakóegység szerkesztése felület. Itt van mód az ÜZEMEN KÍVÜL HELYEZÉS mezőbe kattintva a lenyíló naptárnézetben a kezdő és végdátum kiválasztására, majd a MENTÉS gombra kattintva a módosítások mentésére.
Az alkalmazás kéri a foglaláshoz a megrendelő adatait és a vendég(ek) adatait is. A pirossal jelölt mezők kitöltése minden esetben kötelező, mert ezek azok az anonim statisztikai adatként kerülnek továbbításra és feldolgozásra az NTAK-ban. Ezen adatok alapján a vendég nem azonosítható be, így ezek nem minősülnek személyes adatnak. A személyes adatok fekete színű mezőként jelennek meg az alkalmazásban, ezek kitöltése a szálláshely-szolgáltató adminisztrációját könnyítik. Ezeknek a személyes adatoknak a kezeléséről a szálláshely-szolgáltatónak kell a vendéget tájékoztatnia a helyben megismerhető Adatkezelési tájékoztatójában, a személyes adatai kezeléséhez a vendégnek hozzá kell járulnia.
Záráshoz PIN kódot ÜGYKEZELŐ és ADMINISZTRÁTOR állíthat be, ADATSZOLGÁLTATÓ SEM beállítani, SEM módosítani nem tud. Zárás PIN kód beállítása: csak szám lehet, 4 számjegyet kell megadni, kétszer ugyanazt a számkombinációt, majd a RÖGZÍT gombra kattintani. Ha módosítani akarjuk, akkor az új, szintén négyjegyű kódot adjuk meg kétszer majd a RÖGZÍT gombra kell kattintani. Törléshez üresen kell hagyni a mezőt és utána a RÖGZÍT gombra kell kattintani.
NAPTÁR nézetben a foglalásra jobb gombbal kattintva a FOGLALÁS ADATAI lehetőséget kiválasztva tudja hosszabbítani, módosítani a távozás dátumát.
A vendégadatok esetén kizárólag a pirossal jelölt mezők kitöltése kötelező, mert ezek az anonim statisztikai adatok kerülnek továbbításra és feldolgozásra az NTAK-ban. Ezen adatok alapján a vendég nem azonosítható be, így ezek nem tartoznak a személyes adatok körébe. A fekete mezővel jelölt adatok a szálláshely-szolgáltató adminisztrációja és vendégkezelése számára jelenthetnek könnyebbséget. Ha azokat a szálláshely-szolgáltató nem tölti ki, attól még az anonim statisztikai adatokat (piros mezők) az alkalmazás be tudja küldeni az NTAK-ba, az adatszolgáltatás megtörténik.
A vendéget attól a naptól kezdve kell felvinni a rendszerbe, amikortól felszámolunk szállásdíjat a számára, attól függetlenül, hogy éjfél előtt vagy éjfél után kezdi meg a tartózkodást.
Minden foglalásnál van lehetőség egyénileg módosítani a szoba árát, még akár a foglalás ideje alatti napokon is.
Normál módban van lehetőség foglalást előre rögzíteni, csökkentett módban nincs. Új foglalás felvitelénél az ELŐLEGET FIZET gombot be kell jelölni, és kitölteni a megfelelő adatokat. Ezt az összeget az alkalmazás az érkeztetés napján jeleníti meg a szobaszámlákon.
Csökkentett módban a VENDÉGNYILVÁNTARTÓ fülön a megfelelő lakóegység mellett található UTAZTAT gombra kattintva tudjuk ezt megtenni. Normál módban a foglalásra jobb egér gombbal kattintva kiválasztjuk a FOGLALÁS ADATAI lehetőséget, és a LAKÓEGYSÉG ADATOKNÁL átállítjuk a foglalás időtartamát, majd elmentjük a foglalást.
A vendég állandó lakhelyére vonatkozik.
A napi zárást követően nincs lehetőség a lezárt napra módosításokat végezni. Az a vendég, amelyiket nem lehetett érkeztetni, az nincs érkeztetve, nem tekinti érkeztetettnek a rendszer.
Ha az előre felvett (zöld színű) foglalás az érkezés napján rózsaszín lesz, és nem érkeztetjük a vendéget, akkor nem lehet elvégezni a napi zárást. Ameddig a vendéget nem érkeztetjük, addig rózsaszín marad a foglalás, a rendszer úgy tekinti, hogy nem érkezett meg.
Normál módban minden esetben utaztatni kell, ha véglegesen távozik és nem egész napos kirándulásra megy. Csökkentett módban ezzel szemben a rendszer automatikusan utaztatja a vendégeket az előre beállított távozás napján.
Ha nem tudja lezárni a napot, valószínűleg hiányzik egy kötelező adat. Ezt utólag is fel tudja vinni, ezután pedig le lehet zárni a napot.
A foglalás rögzítésekor nem kell kötelezően felvinni a vendégek adatait, ezt elegendő érkeztetés előtt megtenni.
Igen, miután elutaztattuk a vendéget, a FOGLALÁS ADATAIRA kattintva tudjuk módosítani az árat.
A foglalás rögzítésekor a LAKÓEGYSÉG ADATOKNÁL van lehetőség a LAKÓEGYSÉG BRUTTÓ ÁR/ÉJ összegét módosítani.
A személyes adatok kezeléséről a szálláshely-szolgáltatónak kell a vendéget tájékoztatnia a helyben megismerhető Adatkezelési tájékoztatójában, a személyes adatai kezeléséhez a vendégnek hozzá kell járulnia.
Egy lakóegységet csak egyszer lehet felvinni a rendszerbe. Az alkalmazásban csak lakóegységenkénti ár meghatározására van lehetőség, így ilyen esetekben érdemes foglalásonként kézzel beírni a foglalás árát.
Igen. Ha ebben az esetben is fizet szállásdíjat, akkor azt plusz szolgáltatásként kell felvinni a rendszerbe.
Visszamenőleg semmilyen adat módosítására nincs lehetőség. Ha utólag viszi fel az adatokat, akkor érdemes a napi zárást kikapcsolni, és ebben az esetben is 24 órán belül pótolni a hiányzó adatot és érkeztetni a vendéget.
Az info.vendegem.hu, illetve az evaroadshow.hu oldalon van lehetőség a kézikönyv letöltésére, illetve oktatóvideók megtekintésére. Ha többen adminisztrálják a szálláshelyet érdemes a jogosultságokat is megfelelően kiosztani.
Az előleget a foglalás rögzítésekor lehet a rendszerbe bejegyezni, nincs jelentősége, hogy mennyivel hamarabb fizette meg az előleget. Ez az összeg érkeztetéskor fog megjelenni a szobaszámlán.
Normál módban minden foglalásnál van lehetőség megadni egyéni árat a LAKÓEGYSÉG BRUTTÓ ÁR/ÉJ megadásával.
Igen, ahol nem érkeztetünk vendéget, ott üresként záródnak a napok.
Igen, a külföldi vendégekre ugyan azok a szabályok vonatkoznak, mint a belföldiekre.
A csökkentett módban nincs lehetőség előlegfizetés rögzítésére.
Az alkalmazás arra szolgál, hogy minden foglalást egyben tudjon kezelni a szálláshely-szolgáltató, ezért érdemes minden foglalást azonnal felvinni.
Minden foglalásnál érkeztetni kell a vendégeket azon a napon, amikor megérkeznek a szálláshelyre, és utaztatni, ha elhagyják azt. Enélkül nem lehet elvégezni a napi zárást. A vendégadatok felvitele nem helyettesíti az érkeztetést.
Érdemes a foglalás esetén is rögzíteni az adatokat, hiszen az online alkalmazás előtt is feljegyezte valahová, ha foglalás érkezett. Foglalás rögzítésekor még nem kötelező megadni a vendégek adatait, csak a foglalás dátumát. Ha lemondják a foglalást, lehetőség van a foglalás törlésére.
Azt a vendéget szükséges utaztatni, aki elhagyja a szállást. Ha a többi vendég marad, őket nem kell, csak akkor, amikor ők is elhagyják a szállást. De egyszer minden vendéget utaztatni kell, különben elvégzetlen teendőként jelöli az alkalmazás.
Amennyiben egy plusz szolgáltatásért plusz díjat számolunk fel, akkor új számlatételként fel kell vinni a foglaláshoz.
A napi zárást minden nap el kell végezni. Ehhez nem lehet el nem végzett érkeztetés vagy utaztatás a rendszerben, így ha van ilyen teendőnk, ezt mindenképp el kell végezni.
Magyar időhöz kell igazítani a foglalások kezelését, hiszen az éjszakák utáni díjat is a magyar idő szerinti éjszakák után számoljuk.
A berögzített, jövőbeni, tehát zöld színű foglalást a NAPTÁR nézetben jobb egér gombbal a foglalásra kattintva lehet törölni.
Amennyiben a vendég kevesebb összeget fizet, mint a foglalásba írt összeg, abban az esetben módosítani kell. Normál módban ezt jobb egér gombbal a foglalásra kattintva, a FOGLALÁS ADATAIRA kattintva lehet megtenni. Csökkentett módban pedig a VENDÉGNYILVÁTARTÓ nézetben, a lakóegység melletti RÉSZLETEK gombra kattintva van lehetőség szerkeszteni.
Ebben az esetben utaztatni kell a távozó vendéget. Csökkentett módban a VENDÉGNYILVÁNTARTÓ nézetben a RÉSZLETEK gombra kattintva tudjuk ezt megtenni. Normál módban a NAPTÁR nézetben jobb egér gombbal a foglalásra kattintva a FOGLALÁS ADATAINÁL lehet ezt megtenni.
Szabadon eldönthetjük, hogy szeretnénk-e előre felvinni a foglalást, vagy sem. A naptár nézet és a foglalások előre felvitele az adminisztrációs terheket hivatott könnyíteni. Csökkentett módban csak érkeztetni lehet, előre foglalást felvinni nem.
Csökkentett módban nincs lehetőség előfoglalás rögzítésére, így előlegfizetést sem lehet rögzíteni.
Amennyiben már előre rögzítettük a foglalást, a jobb egér gombbal a foglalásra kattintva, a FOGLALÁS TÖRLÉSE lehetőséget kiválasztva tudjuk törölni.
Egyszerűsített módnál nincs lehetőség fizetési módot választani.
Amennyiben csökkentett módot használ, a rendszer lezárt minden napot automatikusan, és elküldte az adatokat az NTAK felé, nullás vendégforgalommal.
Csökkentett üzemmódban nincs lehetőség utólagos érkeztetésre. Az adminisztrációhoz nem szükséges a szálláshelyen tartózkodni. Normál módban viszont lehet később is érkeztetni.
A rendszerbe csak azokat a szolgáltatásokat kell felvinni, amelyekért plusz díjat fizet a vendég.
Csak abban az esetben, ha külön díjat fizet érte a vendég.
Ha ezért a vendég plusz díjat fizet, akkor igen, ha benne van a szobaárban akkor nem.
Amennyiben ezek a tételek benne vannak a szobaárban, egy tételként kell feltüntetni, a lakóegység árában. Ha ezek plusz tételek a vendégek számára, úgy a Termkékek és szolgáltatások menüben kell felvinni. A lakóegység árának azt a teljes árat kell feltüntetni, amit a vendég fizet érte, nem a költségekkel és díjakkal csökkentett árat, ami a szolgáltatónál marad.
Igen, ekkor külön fel kell vinni az IFA-t is plusz tételként.
Amennyiben ezért külön díjat fizet a vendég, akkor a BEÁLLÍTÁSOK/TERMÉKEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK/ÚJ FOGYASZTÁSI TÉTEL létrehozása, majd a naptár nézetben a foglalásra jobb egér gombbal kattintva az új tétel felvitele gombbal ki lehet választani a legördülő listából, és ezzel hozzá lehet már adni a szobaszámlákhoz. Amennyiben ez a szobaár része, abban az esetben nem szükséges külön feltüntetni.
Normál üzemmódban arra a napra lehet regisztrálni a vendéget, amelyet még nem zártunk le. Amennyiben megtörténik a napi zárás, már nem lehet új adatot rögzíteni, de addig igen. Csökkentett módban erre valóban nincs lehetőség.
Erről minden esetben a könyvelővel érdemes egyeztetni.
Lehetőség van erre, ha kézi zárást használ a normál módban. Így ha késő éjjel érkezik a vendég másnap lehet érkeztetni, és ezt követően kézi zárást végezni. Fontos, hogy a kézi zárás 24 órán belül történjen meg.
Ha időközben nincsen vendég, az automatikus napi zárás beállításával nincs egyéb teendő, az beküldi a zárásokat. Az alkalmazás mobil applikáción is elérhető, ami bárhonnan kezelhető. Emellett a rendszerhez hozzáadható adatszolgáltató vagy adminisztrátor jogkörű felhasználó is, aki Ön helyett be tud lépni, és adminisztrálni tud a rendszerben. A napi adatszolgáltatás minden esetben kötelező.
Igen, ez esetben 0 Ft-ot kell beírni a szállás díjaként, de IFA fizetésére kötelezettek. Minden vendéget kötelező regisztrálni.
A pótágyra kerülő vendég adatait ugyan úgy kell rögzíteni, mint más vendégekét, a rendszer nem tesz különbséget. Minden vendéget kötelező regisztrálni.
Igen, ez is egy nagyon fontos statisztikai adat, a foglalások rögzítése kiemelten fontos a stratégiai marketingtervezéshez.
Igen, normál módban van erre lehetőség, ha még nem történt meg aznapra a zárás. Amennyiben megtörtént, már nem lehetséges az új vendég rögzítése.
Egy foglaláshoz több lakóegység is hozzáadható, akár az összes is egy szálláshelyen.
A lakóegységek előre beállított alapára foglalásonként, de akár naponta is változtatható.
Igen, minden olyan szolgáltatást rögzíteni kell a szobaszámlához, amiért a vendég fizet. Ezek nagyon fontos statisztikai adatok.
A foglalás rögzítésekor tetszőleges árat meg lehet adni az adott foglaláshoz, így lehetőség van a kedvezményes ár megadására is.
A naptárnézetben a FOGLALÁS SZERKESZTÉSE, VENDÉG ADATOK menünél lehet a vendég adatait szerkeszteni.
Mivel az ár lakóegységenként értendő, így a személyek számának csökkenésével nem változik automatikusan, hanem naponként is akár más ár rögzíthető. A foglalás közbeni napokon is van lehetőség fizettetésre.
Foglalás rögzítéséhez nincs szükség a vendégek adataira, csak a megrendelő adataira. A személyes adatokat elég érkeztetéskor felvinni a rendszerbe.
Először az országot kell kiválasztani, majd ez után már lehetséges az országnak megfelelő irányítószám megadása. Magyarországon csak valós irányítószámokat enged megadni az alkalmazás, tehát legfeljebb 4 számjegyet.
A foglalások felvitele nagyon fontos statisztikai adat, mindenképpen szükséges. Az új foglalásnál a LAKÓEGYSÉG ADATAI be kell jelölni az ELŐLEGET FIZET négyzetet, ott lehet rögzíteni az előleget, majd érkeztetéskor a SZOBASZÁMLÁKNÁL a fennmaradó összeget.
Igen, a vendég neve nem statisztikai adat, így az NTAK-adatszolgáltatás számára irreleváns, a szálláshely-szolgáltató számára viszont fontos lehet.
Igen, minden vendég minden statisztikai adatát kötelező felvinni az alkalmazásba.
Normál módban másnap is lehet rögzíteni a vendég adatait, de a napi zárást legkésőbb 24 órán belül el kell végezni.
A még nem érkeztetett foglalást lehet törölni, naptár-> foglalás-> jobb gomb-> törlés
Szolgáltatásként kell felvinni a rendszerbe, szállás néven a szálláshely napközbeni használati díját. Az érkezés és utazás dátuma ugyanaz lesz.
Az alkalmazásban beállíthatók az egy- és kétfős ágyak száma. Ezeket úgy állítsa be, hogy megfeleljen az adott lakóegység való férőhelykapacitásának.
Igen, a foglalást két hétre kell rögzíteni. Érkeztetni kell a vendéget az érkezés napján, és utaztatni az elutazás napján. A köztes napokon, ha nincs más vendég, érdemes az automatikus napi zárást beállítani, így az alkalmazás önállóan elvégzi az adatszolgáltatást.
Az alkalmazásban csak lakóegységenkénti árazásra van lehetőség, ettől függetlenül a foglalás adatainál megváltoztatható, egészen a napi zárásig bármikor.
Ha kifizette az összes éjszakát, akkor nem kell elutaztatni.



FOGYASZTÁSI TÉTELEK

Csak abban az esetben, ha ezen tételek után külön díjat számít fel a szálláshely.
Igen, nincs tól-ig tartomány.
Nem, a fogyasztás csak a számláknál tekinthető meg.



Fizetés, Euro

Új foglalás rögzítésekor be kell jelölni az ELŐLEGET FIZET mezőt. Ezt követően megjelennek az új foglalás oldalon azok a plusz mezők, amelyeket még ki kell tölteni az előlegfizetéshez.
Csak akkor lehet pénznemet váltani, ha egyetlen jövőbeli foglalás LAKÓ státuszú vendég sincs a szálláshelyen. Ennek oka az, hogy szálláshely szinten történik a pénznem átállítása, amelyet nem tud kiszámolni a rendszer, ha van más pénznemben futó foglalás is.
A rendszer jogszabály szerint számolja az IFA-t, a szállásdíjat viszont a mindenkor aktuális (ami általában az előző napi) árfolyammal kell számolni.
Igen, előlegként, mert másképp nem látszik a SZÁMLÁKHOZ menü SZÁMLATÉTELEK oldalán.
A BEÁLLÍTÁSOK/PÉNZNEM BEÁLLÍTÁSA menüpontban van erre lehetőség, abban az esetben, ha nincs rögzítve foglalás a naptárban.
Amennyiben változik az ár éjszakánként, ezt naponta, a napi zárást követően tudjuk módosítani a foglalásra jobb egér gombbal kattintva, a FOGLALÁS ADATAI lehetőség kiválasztásával.
Van lehetőség minden nap módosítani a foglalás adatait, ezzel módosítva a LAKÓEGYSÉG BRUTTÓ ÁRA/ÉJ kitöltésével. A számlák rendezését a SZOBASZÁMLÁK lehetőségre kattintva lehet megadni, a FIZETÉS gombra kattintva. Ekkor bevisszük a tetszőleges összeget, amit SZÉP kártyával rendeznek, és ugyanígy teszünk ez után a fennmaradó összeggel is.
A foglalás rögzítésekor az ELŐLEGET FIZET négyzetre kattintva lehet az előleget rögzeni. Fontos, hogy az előleg csak azon a napon jelenik majd meg a szobaszámlán, amikor a vendéget érkeztetik. A maradék összeget jobb egér gombbal a foglalásra kattintva a SZOBASZÁMLÁK lehetőségnél lehet majd fizettetéskor beállítani.
Az előleg nem jelenik meg automatikusan azonnal a szobaszámlán, csak azon a napon, amikor érkeztetik a vendégeket. Addig csak a foglalás adatainál ellenőrizhető.
Érkeztetés után a foglalásra jobb egér gombbal kattintva a SZOBASZÁMLÁK opciónál van lehetőség ezt rögzíteni. Bármivel fizethet a vendég, és akár előre is rendezheti a foglalás teljes árát, ha biztosak vagyunk benne, hogy kerülhet újabb fogyasztási tétel a számlához.
Az előre utalt összeget előlegként kell bejegyezni, a foglalás rögzítésekor. A fennmaradó összeget utaztatáskor lehet kiegyenlíteni a rendszerben.
Egy szálláshelyen belül egy pénznemben lehet adatokat rögzíteni a rendszerben. Ha a két apartman egy szálláshelyként van az NTAK-ban regisztrálva, akkor egyféle pénznemet tud a két lakóegységben beállítani. Ha a két apartman két külön szálláshely, két NTAK-regisztrációval, két szálláshely-kezelő szoftverrel, akkor be tudja állítani az eltérő pénznemeket.
Csak akkor lehet a pénznemet változtatni, ha egyetlen jövőbeli foglalás és LAKÓ státuszú vendég sincs a szálláshelyen.
Az alapértelmezetten beállított fizetési mód tetszőlegesen változtatható a foglalás rögzítésekor és a utaztatás előtt esedékes fizetéskor is.
Az alkalmazásban a szállásdíj, mint statisztikai adat rögzítése történik. A foglalás felvételekor be kell jelölni az előleg fizetést, és a teljes összeget, amit a vendég fizetett, előlegként felvinni. Mindenképpen fel kell vinni a teljes összeget, amit a vendég fizetett (nem azt, amit Ön a Bookingtól kap!), mert Önnek, mint szállásadónak adatszolgáltatási kötelezettsége van!



IFA

Mert így van lehetőség módosítani az automatikusan kiszámolt értékeket.
Nem, mert az IFA-t automatikusan terheli a rendszer. Ettől függetlenül lehetőség van a szolgáltatások között IFA tételt felvenni, de ennek az a célja, hogy a rontott IFA-t javítani lehessen.
A Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központba továbbra is kell az idegenforgalmi adóról adatot szolgáltatni, függetlenül attól, hogy a vonatkozó kormányrendelet értelmében az idegenforgalmi adót az adó alanyának nem kell megfizetnie, a beszedésre kötelezettnek nem kell beszednie, befizetnie. A be nem szedett idegenforgalmi adó olyan statisztikai adatként szolgálhat, amelyet a későbbiek során akár kutatási célokra, valamint szakmai összefoglalók, helyzetjelentések, értékelések elkészítéséhez, továbbá a jogszabályokban rögzített célokra használhatnak fel az érintett szervezetek, döntéshozók.
Igen, a szállásdíjat minden esetben IFA nélkül kell rögzíteni.
Nem. Az alkalmazásba felvitt adatok nem azonosak az IFA bevallással. A rendszerben, és adatszolgáltatási szempontból nyilván kell tartani, hogy mennyi az IFA, hiszen ez egy fontos statisztikai adat. Nem szabad az IFA összegén változtatni, mert a kormányrendelet nem törölte el az IFA összegét, csak a beszedését és a befizetését függesztette fel, a bevallását nem.
Új foglalás hozzáadásánál a VENDÉG ADATOK pontnál a legördülő menüből lehet kiválasztani az IFA mentesség okát.
A BEÁLLÍTÁSOK menüpontban a SZÁLLÁSHELY IFA BEÁLLÍTÁSA lehetőséget kiválasztva 0 Ft-ot kell beírni a rendszerbe.
RIPORTOK/IFA KIMUTATÁS menüpont alatt lehet megtekinteni. Fontos, hogy beállítsa a megtekinteni kívánt időszakot. Továbbá van lehetőség a táblázat letöltésére is, az IFA kimutatás menüpont bal alsó sarkában található EXPORTÁLÁS: XLS XLSX lehetőségnél.
Igen, ebben az esetben a rendszer csak azokra a napokra számolja a később érkező vendég IFA-t, amelyik napokra szállásdíjat fizet.
Azt az összeget kell rögzíteni, amelyik a szálláshely címe szerint érvényes.
Az alkalmazásból nem lehet számlát kiállítani, a vendég által fizetendő végösszegből egyszerűen le kell vonni.
Továbbra is küldeni kell.



SZÁMLÁZÁS

A SZOBASZÁMLÁK menüponton belül, a KERESÉS-t lenyitva a foglalás státusza alapértelmezetten LAKÓ, amelyet át kell állítani vagy ÜRES-re, vagy ELUTAZOTT-ra. Ekkor megjelennek a korábbi vendégek számlái is.
Nem. Ezzel együtt fontos, hogy nem kell külön szolgáltatásként/termékként felrögzíteni a szállásdíjat, mert azt a foglalás rögzítésekor adja meg, és ebből automatikusan terheli a szállásdíj tételt a rendszer.
A RIPORTOK / SZOBASZÁMLÁK menüben a KERESÉST lenyitva, az alapértelmezett szűrés a LAKÓ státuszú foglalásokat jeleníti meg. Ezt kell átállítani ÜRES-re vagy ELUTAZOTT-ra. Ekkor megjelennek a korábbi vendégek szobaszámlái is.
Ebben az esetben nem tudjuk a vendégeket utaztatni, és ennek következtében nem tudjuk az adott napot lezárni.
Az alkalmazásból számla kiállítására jelenleg nincs mód. A foglalás rögzítésekor, amennyiben több lakóegységben szállnak meg a vendégek, a foglalásra kattintva jobb egér gombbal tekinthetők meg a Szobaszámlák, ahol az összes - a foglaláshoz tartozó - lakóegység számlái láthatók.



applikáció

Az applikáció már iOS-en és Androidon is elérhető. Keresés: VENDÉGEM.
Ennek az az oka, hogy nincs „jobb klikk” iPad-en, csak az újabb verziókon. Ha újabb fajta az iPad, akkor hosszan vagy erősebben kell nyomni, úgy érhető el a klasszikus egér jobb gomb.



GDPR

Az Adatkezelési Tájékoztatóról minden szálláshely-szolgáltatónak magának kell gondoskodnia, hiszen az adott szolgáltató dönti el, milyen személyes adatokat, mennyi ideig és miért kezel. Az alkalmazást használókra vonatkozó adatkezelési tájékoztató az alkalmazás honlapján elérhető.



Lakóegységek

A lakóegységeket úgy kell felvenni az alkalmazásba, ahogyan a működési engedélyben is szerepelnek és ahogyan az NTAK-ba regisztrálta őket. Ha külön-külön értékesíti a két házat, de azok egy címen vannak, akkor egy szálláshely 2 lakóegységgel. Ha külön címen szerepelnek az ingatlanok, abban az esetben két külön szálláshelyről beszélünk, amiket az NTAK-ba is külön-külön kell felvinni, és az alkalmazásban is külön kell őket adminisztrálni.
Az a szobaegység, ami a számlázás alapja, ami egy foglalásban értékesíthető.
Ezek szerint ez egy 13 fős lakóegység, 10+3 fő a nappaliban pótágyon. Önnek összesen 13 fős vendégházra kell működési engedéllyel rendelkeznie és az NTAK-ban is így kellett regisztrálni. Több fő részére nem adható ki egy szálláshely, mint amire működési engedéllyel rendelkezik!
Igen, így van.
BEÁLLÍTÁSOK » LAKÓEGYSÉGEK menüpont alatt lehet új lakóegységet felvenni. Fontos, hogy az alkalmazásban regisztrált adatoknak egyezniük kell a működési engedélyben és az NTAK-regisztrációban megadott adatokkal.

ügyfélszolgálat

Amennyiben kérdése, észrevétele merül fel a VENDÉGEM alkalmazással kapcsolatban, hívja az ügyfélszolgálatot a 06 1 550 1855-ös telefonszámon a hét bármely napján 0-24 órában, vagy írjon a turisztika@1818.hu e-mail címre. Munkatársaink készséggel válaszolnak Önnek.