Ha többször tévesen írta be a jelszót, a rendszer 60 percre kitiltja a felhasználót, biztonsági okokból. Ha létrehozott magának e-mail címes felhasználót, akkor e-mail címes belépéskor be tudja jelölni a BELÉPVE MARADOK jelölőnégyzetet, így legközelebb nem kell beírnia a jelszót.
Első belépésnél kizárólag az ügyfélkapus névvel és jelszóval lehet belépni a szoftverbe. Ha ezt követően létrehoz magának egy e-mail címes felhasználót, akkor e-mail címmel és jelszóval is be tud utána lépni. Az e-mail címes belépés egy kényelmi funkció, nem kötelező. Ha az e-mail címes belépést választja, van lehetőség a BELÉPVE MARADOK funkció aktiválására is. ügyfélkapus belépéssel nem lehet a BELÉPVE MARADOK funkciót használni.
Első belépésnél kizárólag az ügyfélkapus névvel és jelszóval lehet belépni a szoftverbe. Ezt követően küldjön a saját e-mail címére egy MEGHÍVÓ-t a BEÁLLÍTÁSOK/FELHASZNÁLÓK menüpontban. Itt az ÚJ FELHASZNÁLÓK gombra kattintva a pirossal jelölt kötelező mezők kitöltésével, majd a rögzít gomb megnyomásával lehet elküldeni a MEGHÍVÓT. Fontos! A meghívó elfogadása előtt lépjen ki a VENDÉGEM alkalmazásból, zárja be azt a böngészőablakot, ahol az ügyfélkapus adatokkal volt bejelentkezve! Csak ezt követően kattintson az e-mailben a MEGHÍVÓ ELFOGADÁSA linkre! Különben nem tudja a felület beléptetni, hiszen éppen be van lépve. A meghívót biztonsági okokból mobiltelefonon nem lehet elfogadni, kizárólag asztali gépen vagy laptopon. Az e-mailben érkező MEGHÍVÓ-t a meghívott fél a következő nap éjféléig fogadhatja el és eddig tudja elvégezni az első bejelentkezést is. A meglévő meghívókat és azok státuszát a BEÁLLÍTÁSOK/MEGHÍVÓK menüpontban lehet ellenőrizni.
Van lehetőség más személyt is megbízni a feladatok elvégzésével, adatszolgáltatói jogosultsággal a BEÁLLÍTÁSOK/FELHASZNÁLÓK menüpontban. Itt az ÚJ FELHASZNÁLÓK gombra kattintva ki kell tölteni a kötelező mezőket, majd a megadott e-mail címre fog érkezni egy MEGHÍVÓ. Ezt a MEGHÍVÓ-t kell elfogadni a meghívott személynek, amire a következő nap éjfélig van lehetősége, majd követni az e-mailben megadott utasításokat.
Nem, helyette adjon hozzáférést másik felhasználónak a BEÁLLÍTÁSOK/FELHASZNÁLÓK menüpont alatt, így minden felhasználó a saját hozzáférésével használhatja az alkalmazást.
A szálláshely ügykezelőjének és adminisztrátorának lehetősége van beállítani, hogy a napi zárás választásakor a felület egy, a szálláshelyhez tartozó 4 számjegyű biztonsági kódot kérjen a felhasználótól a napi zárás jóváhagyása előtt. A kód megadása nem kötelező, ez csak egy választható funkció.
Igen, 1 óra. Lehet, hogy látszólag még ezt követően is használható az alkalmazás, de problémákat okozhat a rendszer újbóli belépés nélküli használata.
Ez az elsődleges típusú jogosultág, amihez minden esetben ügyfélkapus bejelentkezés szükséges. ÜGYKEZELŐ az, aki az NTAK-ba regisztrálta a szálláshelyet, alapértelmezetten a törvényes képviselő. Ezzel a jogosultsággal az alkalmazásban minden művelet elvégezhető és további jogosultságok oszthatóak ki.
Az ADMINISZTRÁTOR az ÜGYKEZELŐVEL azonos jogosultsággal rendelkezik a kiválasztott szálláshelyen belül, de csak e-mail címmel tud belépni. ADMINISZTRÁTOR szerepkörrel rendelkező felhasználót csak ÜGYKEZELŐ vagy ADMINISZTRÁTOR hozhat létre. ADATSZOLGÁLTATÓ felhasználót ADMINISZTRÁTOR vagy ÜGYKEZELŐ hozhat létre. Ez a szerepkör korlátozott jogosultsággal rendelkezik, csak az alábbi funkciókat éri el: foglalások kezelése, napi zárás indítása, riportok, dokumentumok.
Az alkalmazás használatához nem kell semmilyen programot letölteni, csak az alábbi lépéseket kell követni: 1) szálláshelyet regisztrálni kell az NTAK-ba; 2) a regisztráció során be kell jelölni, hogy a VENDÉGEM alkalmazást akarja a szálláshely használni (ehhez együttesen teljesülnie kell a lakóegységre, férőhelyre és szálláshely típusra vonatkozó feltételeknek); 3) meg kell ismerni és el kell fogadni az NTAK felületén az alkalmazásra vonatkozó Általános Szerződési Feltéteket; 4) ezt követően az NTAK regisztráció során megadott e-mail címre a szálláshely-szolgáltató megkapja az alkalmazás használatára vonatkozó Egyedi szerződést; 5) az interneten a www.vendegem.hu oldalt kell megnyitni, és első alkalommal az NTAK regisztrációt elvégző személy tud bejelentkezni, ügyfélkapus azonosítóval. Ő lesz az alkalmazás ÜGYKEZELŐJE az adott szálláshelyen, ő tud további ADMINISZTRÁTORI és ADATKEZELŐI jogosultságokat kiosztani az adott szálláshelyen. 6) az alkalmazás használatához mindig szükséges internet csatlakozás, internet nélkül (offline) nem használható.
Visszamenőleg nem lehet felfüggeszteni, azaz üzemen kívül helyezni lakóegységet, ezt leghamarabb az aznapi (adott naptári) naptól teheti meg.
Amennyiben ezek a különálló ingatlanok külön szálláshelynek minősülnek és külön működési engedéllyel rendelkezik rájuk, akkor külön szálláshelyként kell azokat az NTAK-ban is regisztrálni és minden szálláshelyen külön kell szálláshelykezelő szoftvert (pl. VENDÉGEM) használni. A VENDÉGEM alkalmazásban van mód több szálláshelyet is adminisztrálni.
A rendszer minden adminisztráció rögzítésére alkalmas, amit eddig papíralapon végeztek el. Azt azonban a helyi önkormányzat rendelete dönti el, hogy az IFA ellenőrzéséhez kötelezővé tesz-e más adminisztrációt is.
A napi zárást nem lakóegységenként, hanem szálláshelyenként kell elvégezni, és minden napra be kell küldeni az NTAK-ba a statisztikai adatokat, akkor is, ha üzemel a szálláshely és akkor is, ha bármilyen okból zárva tart. Ha zárva van a szálláshely, akkor az NTAK felületén a szálláshely adatainál be kell állítani az időszakos nyitva/zárva tartást. Ezt követően a VENDÉGEM alkalmazásban a BEÁLLÍTÁSOK menüpontban ki kell választani az AUTOMATIKUS NAPI ZÁRÁS lehetőséget. Ha be van jelölve az automatikus napi zárás, akkor a rendszer automatikusan lezárja az összes lezáratlan napot és a jövőben is lezár, illetve teljesíti az adatszolgáltatást. Ha nem tudja bejelölni az automatikus napi zárást, akkor valamilyen elvégezetlen feladat, tehát érkeztetés vagy utaztatás maradt a rendszerben. Ennek elvégzése után beállítható az automatikus napi zárás.
Ebben az esetben az egyes ágyakat külön lakóegységként kell kezelni, mivel a számlázás ágyanként történik.
Ezt a BEÁLLÍTÁSOK/LAKÓEGYSÉGEK oldalon lehet szerkeszteni lakóegységenként, akkor, amikor az ár változik. Előre megadott, szezononként változó ár beállítására nincs lehetőség, de foglalásonként vagy akár naponként is megadható más ár, így lehet például a kedvezmények miatt csökkentett árat is rögzíteni.
Szabadon eldönthető, hogy euróban vagy forintban adminisztráljuk a fogyasztási tételeket a felületen, ez a BEÁLLÍTÁSOK/PÉNZNEM BEÁLLÍTÁSA menüpontban szerkeszthető, de ez foglalásonként nem lehet eltérő. Ezzel együtt a vendég bármilyen pénznemben fizethet.
Az alkalmazásban a vendégéjszakák árát lakóegységenként lehet meghatározni, nem pedig személyenként. Abban az esetben, ha személyenkénti árral dolgozunk, ezt az árat foglalásonként manuálisan lehet rögzíteni.
Napi zárás után – akár automatikus, akár kézi a zárás – semmilyen esetben sincs lehetőség az adatok visszamenőleges módosítására.
Igen, célszerű az automatikus napi zárást választania, amit a BEÁLLÍTÁSOK/AUTOMATIKUS NAPZÁRÁS menüpontban lehet beállítani. A szálláshely zárva tartását az NTAK-ban is rögzíteni kell.
E-mailben jelez a rendszer a le nem zárt napokról, ezt utólag kötelező pótolni, a vendégkezelő szoftvernek mindig naprakész adatokat kell tartalmaznia.
A rendszer e-mailben értesít, ha nem sikerül az automatikus lezárás. Amint lehet, pótolni kell, hogy az alkalmazás naprakész legyen.
Ebben az esetben érdemes új felhasználóként hozzáadni azt a személyt, aki ténylegesen adminisztrálja a rendszert. Ezt a BEÁLLÍTÁSOK/FELHASZNÁLÓK fül alatt kell beállítani.
Ha előfordul, hogy a szobákat külön-külön is értékesíti, akkor nem érdemes 1 lakóegységre módosítani, mert ha 1 lakóegység a két szoba, akkor kizárólag egy foglalásként fogja tudni értékesíteni őket. Ebben az esetben érdemesebb 2 lakóegységként meghagyni a két szobát, és ha nagyobb létszámú foglalás érkezik, akkor a másik szobát is hozzáadni a foglaláshoz. 2 lakóegységként nagyobb a mozgástér a foglalások kezeléséhez. A lakóegységeket úgy kell felvenni a VENDÉGEM alkalmazásba, ahogyan azok a működési engedélyben szerepelnek, és az NTAK-ba regisztrálta őket.
Igen, az IFA bevallás az adatszolgáltatástól független kötelezettség, de az IFA bevallás alapja lehet az IFA összesítés a RIPORTOK/IFA KIMUTATÁS menüpontban.
A VENDÉGEM alkalmazásban a BEÁLLÍTÁSOK/LAKÓEGYSÉGEK menüpontra, majd a megfelelő lakóegység melletti SZERKESZTÉS gombra kattintva lehet beállítani az üzemen kívül helyezés időszakát. Az üzemen kívüli napokon az adott lakóegységeket szürke színnel jelöli a rendszer a NAPTÁR nézetben.
Igen, ez így helyes, és annyi lakóegységnek kell az alkalmazásban lennie, ahányat az NTAK-ba regisztrált.
Igen, lehetőség van más helyen is elvégezni az adatszolgáltatást, a lényeg, hogy az alkalmazás naprakész adatokat tartalmazzon.
Az adott szobára felterhelt fizetendő tételek összesítését. Nem azonos NAV által elfogadott számlával, mivel az alkalmazás NAV által elfogadott számla kiállítására nem alkalmas.
Igen, abban az esetben, ha ez 3 önálló szálláshelynek számít, mindegyikre rendelkezik külön-külön az önkormányzattól szálláshely-szolgáltatási igazolással, és külön-külön vannak regisztrálva az NTAK-ban is.
Ha Ön fogja az alkalmazás teljes adminisztrációját intézni, akkor nem érdemes. Biztonsági okokból hasznos lehet egy „tartalék adminisztrátor” regisztrálása is.
Amennyiben az automatikus zárás be van kapcsolva, akkor az alkalmazás automatikusan zár, de ha nincs bepipálva ez a lehetőség, akkor a napokat kézzel kell zárni.
Ha hetente egyszer érkezik vendége, és a távozásig nincs egyéb terhelendő szolgáltatás, akkor érdemes érkeztetés után beállítani a napi zárást. Az utaztatás után a következő vendégek érkeztetéséig az alkalmazás automatikusan végzi majd az adatszolgáltatást a napok zárásakor.
Fel kell venni további lakóegységként, egyéb kategóriájúként. Fontos, hogy az alkalmazásban beállított lakóegységek számának meg kell egyeznie az NTAK-ban rögzítettekkel és a működési engedélyben szereplőkkel, valamint, hogy csak 16 férőhelyig lehet az alkalmazást használni.
A foglalásokról minden adat megtalálható a RIPORTOK menüpont alatt. Itt fontos, hogy a szűrés feltételeinél ELUTAZOTT státuszt kell választani.
A VENDÉGEM alkalmazás NAV által elfogadott számla kiállítására nem alkalmas, az alkalmazás az egyes foglalások adminisztrációjára szolgál. A rendszerben egy foglalás költéseit az utolsó napon érdemes összesíteni, mert így az összes eltöltött éjszakára bekerülnek az IFA-adatok is a rendszerbe. Számlát az eddig megszokott módon és rendszerrel, a VENDÉGEM-től függetlenül tud továbbra is kiállítani. Érkeztetés előtt a teljes foglalási díj fizettetése adminisztrálható.
Az NTAK számára statisztikai adatot minden napra kell küldeni, függetlenül attól, hogy az adott szálláshely nyitva van-e vagy sem. Hosszabb zárva tartás esetén érdemes az automatikus napi zárást beállítani a BEÁLLÍTÁSOK/NAPI ZÁRÁS menüpontban. A szálláshely zárva tartását az NTAK-ban is rögzíteni kell.
Az NTAK számára statisztikai adatot minden napra kell küldeni, függetlenül attól, hogy az adott szálláshely nyitva van-e vagy sem. Hosszabb zárva tartás esetén érdemes az automatikus napi zárást beállítani a BEÁLLÍTÁSOK/NAPI ZÁRÁS menüpontban. A szálláshely zárva tartását az NTAK-ban is rögzíteni kell.
Ebben az esetben ki kell lépni az alkalmazásból, majd be kell lépni újra az ügyfélkapuval. Ezután a FELHASZNÁLÓK közül törölni kell ezt a felhasználót. Létre kell hozni egy új felhasználót, adminisztrátori jogosultsággal. Ki kell lépni, majd el kell fogadni a meghívót, és újra meg kell adni egy jelszót. Ezután be tud lépni az új felhasználóval.
Az automatikus napi zárást bármikor be lehet állítani. Amennyiben a zárási folyamathoz felhasználói beavatkozást igényel a rendszer, tehát érkeztetni vagy utaztatni kell, akkor az automatikus napi zárás addig szünetel, amíg a zárást gátló feladatot megoldjuk.
Igen. Ehhez minden szálláshelyen létre kell hozni ugyan azzal az e-mail címmel ADMINISZTRÁTOR szerepkörű felhasználót, vagyis MEGHÍVÓ-t kell küldenie saját magának ugyan arra az e-mail címre. Az első MEGHÍVÓ elfogadásakor meg kell adni a jelszót. A többi MEGHÍVÓ elfogadásakor csak rá kell kattintani a megadott linkre.
Egy eszközről lehet kezelni két szálláshelyet, de abban az esetben mindig ki kell lépni, majd átváltani a másik apartmanhoz. Az alkalmazáson belül, csak az azonos email címhez tartozó szálláshelyekhez lehet átlépni. Tehát ebben az esetben mindkét szálláshelyről kapnia kell e-mail címes jogosultságot ugyanarra az email címre: a saját ügyfélkapus belépéskor küldjön magának a FELHASZNÁLÓK menüpont alatt, a férje pedig szintén adjon önnek a másik szálláshelyre e-mail címes felhasználói jogosultságot. Fontos, hogy ugyanarra az e-mail címre menjen mindkét meghívó. Miután elfogadta őket, ha e-mail címmel lép be, látni fogja a jobb felső sarokban mindkét szálláshelyet.
Igen, van lehetőség az éles rendszerben a gyakorlásra, akár a foglalások felvitelére, érkeztetésre vagy a beállítások kipróbálására. Arra azonban figyeljen, hogy a napi zárás előtt minden gyakorlásból bevitt adat legyen kitörölve!
Nem szükséges, hogy rendelkezzen ügyfélkapuval, elég, ha elfogadja az e-mailben számára kiküldött meghívót. A meghívót nem mobileszközön, hanem asztali gépen vagy laptopon, következő nap éjfélig kell elfogadni, majd a bejelentkezést elvégezni. A meghívót tartalmazó automatikus e-mail minden elvégzendő lépést tartalmaz. A meglévő meghívókat és azok státuszát a MEGHÍVÓK menüpontban tudja ellenőrizni.
Igen, van az érkeztetett vendéget a vendégadatoknál lehet törölni, de kizárólag az adott nap lezárása előtt!
Az okmány bemutatásának hiányában a szálláshely-szolgáltató a szálláshely-szolgáltatást megtagadja. Jogszabályi elrendelés alapján a szálláshely-szolgáltató jogosult elkérni a 14. életévét betöltött vendég személyazonosító okmányát, a vendég pedig köteles azt bemutatni.
A szálláshely a 14 év alatti vendégekre vonatkozó adatokat képviselőjének (pl. szülő, gondviselő) nyilatkozata alapján is rögzítheti.
Mindenképpen meg kell próbálni az okmány beolvasását, ha többszöri próbálkozásra sem sikerül, és csak egy pár adatot nem tudott beolvasni az okmányolvasó vagy hibásan olvasta be, akkor azokat kézzel lehet rögzíteni vagy javítani, majd ezután folytatni az érkeztetési folyamatot.
Igen, a beolvasott adatokat a szoftver elmenti. A NAPTÁR/FOGLALÁSOK ÁTTEKINTÉSE gombra kattintva, majd a kereső mezőbe klikkelve, több fajta szűrő beállításával is lehet vendég adatokat keresni. Miután beállította a keresés feltételeit, nyomja meg a keresés gombot, majd görgessen lefelé, ahol megtalálja a találatokat a keresési feltételeknek megfelelően. A keresett foglalás mellett megtalálja a rögzített vendégadatokat.
Nem, jogszabályi kötelezettség minden vendég személyes adatait, így a nevét is a bemutatott okmányáról okmányolvasóval leolvasni.
A szálláshely a 14 év alatti vendégekre vonatkozó adatokat képviselőjének (pl. szülő, gondviselő) nyilatkozata alapján is rögzítheti.
Az adatszolgáltatás kötelezettsége miatt minden ott tartózkodó vendég személyazonosságát igazolni kell. A szálláshely a 14 év alatti vendégekre vonatkozó adatokat képviselőjének (pl. szülő, gondviselő) nyilatkozata alapján is rögzítheti.
Okmányként el kell fogadni az érvényes, papíralapú személyi igazolványt is. Meg kell kísérelni az okmányolvasást, mert anélkül nem tud elindulni a folyamat, és utána kézzel kell rögzíteni az adatokat.
Magyarországról és Európából érkező vendégek esetében elfogadható a személyi igazolvány, a vezetői engedély és az útlevél is. Minden más országból érkező vendégnél csak az útlevél fogadható el.
Az okmányokat nem lefényképezni, hanem a mobilapplikáció okmányolvasóján keresztül kell beolvasni róla az adatokat. Fotót készítésével az okmányolvasási feladat nem végezhető el! Az okmányolvasóval az okmány mindkét oldalát be kell olvasni. Erre a rendszer fel is hívja a figyelmet az okmány olvasása közben.
Az okmány beolvasásával a törvényben előírt személyi adatokat olvassuk, de a VENDÉGEM alkalmazás nem készít az igazolványról fényképet!
A felvitel módjától függetlenül, az adatok között nincs különbség, a jogszabály azonban az okmányolvasó használatát írja elő.
Az útlevél azon oldalát szükséges beolvasni, amelyiken a vendég adatai szerepelnek. Hiányzó adatokat kézzel kell felvinni a rendszerbe. Olyan adatot nem kell rögzíteni, amit az okmány nem tartalmaz.
Az okmányolvasó a személyi igazolványt, a vezetői engedélyt és az útlevelet tudja beolvasni, lakcímkártya rögzítésére nincs sem lehetőség, sem szükség. A lakcímkártya nem minősül személyt igazoló okmánynak, az irányítószámot manuálisan kell bevinni a rendszerbe.
Igen, minden, a szálláshelyre érkező vendég adatát be kell olvasni az okmányolvasóval. A harmadik országból érkező vendégnél az útlevelet, valamint, ha vízumkötelezett, akkor a vízum adatait is rögzíteni kell. A munkavégzés céljából érkező vendégeknél, a vendégadatok részleteinél ki lehet választani az IFA mentesség okát.
Az utazás céljától függetlenül, az európai és magyar állampolgároknak személyi igazolvány, a jogosítványt, valamint az útlevél, minden más országból érkező vendégnek csak az útlevél fogadható el.
Igen, az okmányolvasó használata jogszabályi előírás. A VENDÉGEM szoftverhez nem kell és nem is lehet önálló okmányolvasó készüléket csatlakoztatni, mert a VENDÉGEM mobilalkalmazás rendelkezik önálló okmányolvasó modullal.
Igen, minden érkeztetésnél el kell végezni az okmányolvasást, mivel a jogszabály szerint az érkeztetéshez van kapcsolva az okmányolvasás.
Nem. A jogszabály az okmányolvasó használatát írja elő, ezért minden esetben meg kell próbálni az okmányolvasást. Kézi korrekciót csak akkor lehet elvégezni, ha valamilyen adatot nem tudott beolvasni az okmányolvasó.
Igen, az okmányolvasó rögzíti az érkeztetett vendég nevét, így a korábban felvitt adatot az okmányolvasás felülírja. A vendég adatai később törölhetőek a rendszerből, a BEÁLLÍTÁSOK/SZEMÉLYES ADATOK TÖRLÉSE menüpontban.
Nem, az okmányolvasás csak okostelefonon, a VENDÉGEM mobilapplikáción keresztül lesz lehetséges a jövőben is.
A hatályos jogszabály szerint amennyiben a vendég nem adja át okmányolvasásra a személyi azonosítására szolgáló okmányt, abban az esetben a szálláshely-szolgáltató a szálláshely-szolgáltatást megtagadja.
Erre nincs számbeli megkötés, bárki letöltheti az alkalmazást. Bejelentkezni ügyfélkapuval vagy e-mail címes felhasználóként az tud, akinek ügykezelői, adatszolgáltatási vagy adminisztrátori jogosultsága van egy adott szálláshelyhez.
Csak olyan adatot kell rögzíteni az alkalmazásban, amit a személyigazoló okmány, jelen esetben az útlevél tartalmaz. Kivétel az irányítószám, ami egyik igazolványban sem szerepel, ezért ezt mindig kézzel kell beírni a rendszerbe.
A vendéget a személyazonosító igazolvány kiadása és az egységes arcképmás- és aláírás-felvételezés szabályairól 414/2015. (XII. 23.) Korm. rendelet kötelezi arra, hogy okmányát bemutassa a szálláshely-szolgáltatónak.
A kötelező adatokat szükséges rögzíteni, ezt pirossal jelzi a rendszer. Elutazott vendégek esetében a VENDEGEM alkalmazásban van lehetőség a vendég adatait törölni: BEÁLLÍTÁSOK/SZEMÉLYES ADATOK TÖRLÉSE menüpontban. Fontos, hogy pontosan úgy adjuk meg a törlendő vendég nevét és adatait, ahogy azt elmentettük érkeztetéskor. A NAPTÁR nézetben a FOGLALÁSOK ÁTTEKINTÉSE gombra kattintva tudunk keresést elindítani a rendszerben lévő adatokra. Fontos! A vendég adatait nem lehet törölni, vagy azért, mert lakó státuszú, vagy azért, mert még nem zárta le a vendég utaztatását követően a napot. Kérjük, utaztassa el a vendéget / zárja le a napot, ezt követően törölhetőek a vendég adatai!
Bármely napon hozzá lehet adni új vendéget a lakóegységhez egészen addig, ameddig az rendelkezik elegendő kapacitással. Ha nem tud hozzáadni további vendégeket, annak az az oka, hogy a lakóegységre beállított férőhely kevesebb, mint ahány vendég érkezne az adott lakóegységbe.
Ez így van, hiszen a foglalás csupán egy előrejelzés, így előfordulhat 100%-nál magasabb foglaltság. A tényleges foglaltságnál a valóságban megérkező vendég számít.
Az alkalmazás kéri a foglaláshoz a megrendelő adatait és a vendég(ek) adatait is. A pirossal jelölt mezők kitöltése minden esetben kötelező, mert ezek azok az anonim statisztikai adatként kerülnek továbbításra és feldolgozásra az NTAK-ban. Ezen adatok alapján a vendég nem azonosítható be, így ezek nem minősülnek személyes adatnak. A személyes adatok fekete színű mezőként jelennek meg az alkalmazásban, ezek kitöltése a szálláshely-szolgáltató adminisztrációját könnyítik. Ezeknek a személyes adatoknak a kezeléséről a szálláshely-szolgáltatónak kell a vendéget tájékoztatnia a helyben megismerhető Adatkezelési tájékoztatójában, a személyes adatai kezeléséhez a vendégnek hozzá kell járulnia.
Záráshoz PIN kódot ÜGYKEZELŐ és ADMINISZTRÁTOR állíthat be, ADATSZOLGÁLTATÓ sem beállítani, sem módosítani nem tud. Zárás PIN kód beállítása: csak szám lehet, 4 számjegyet kell megadni, kétszer ugyanazt a számkombinációt, majd a RÖGZÍT gombra kattintani. Ha módosítani akarjuk, akkor az új, szintén négyjegyű kódot adjuk meg kétszer majd a RÖGZÍT gombra kell kattintani. Törléshez üresen kell hagyni a mezőt és utána a RÖGZÍT gombra kell kattintani.
NAPTÁR nézetben a foglalásra jobb gombbal kattintva a FOGLALÁS ADATAI lehetőséget kiválasztva tudja hosszabbítani, módosítani a távozás dátumát.
A vendégadatok esetén kizárólag a pirossal jelölt mezők kitöltése kötelező, mert ezek az anonim statisztikai adatok kerülnek továbbításra és feldolgozásra az NTAK-ban. Ezen adatok alapján a vendég nem azonosítható be, így ezek nem tartoznak a személyes adatok körébe. A fekete mezővel jelölt adatok a szálláshely-szolgáltató adminisztrációja és vendégkezelése számára jelenthetnek könnyebbséget. Ha azokat a szálláshely-szolgáltató nem tölti ki, attól még az anonim statisztikai adatokat (piros mezők) az alkalmazás be tudja küldeni az NTAK-ba, az adatszolgáltatás megtörténik.
Az, hogy az alapbeállításokban megadhatja a lakóegység napi árát, egy kényelmi funkció. Célszerű azt az árat beírni, ami a leggyakoribb. A lakóegység árát minden egyes foglalásnál lehetőség van módosítani. A foglalások adatai − időtartam, vendégek száma, teljes bruttó ár, foglalás csatornája, vendég állampolgársága − a kötelezően beküldendő statisztikai adatok körébe tartoznak. Ha Ön vendégszám alapján értékesíti a lakóegységet, akkor olyan összeget írjon be, amennyibe az adott foglalás kerülni fog.
A személyes adatok kezeléséről a szálláshely-szolgáltatónak kell a vendéget tájékoztatnia a helyben megismerhető Adatkezelési tájékoztatójában, a személyes adatai kezeléséhez a vendégnek hozzá kell járulnia.
Igen. Ha ebben az esetben is fizet szállásdíjat, akkor azt plusz szolgáltatásként kell felvinni a rendszerbe.
Visszamenőleg semmilyen adat módosítására nincs lehetőség. Ha utólag viszi fel az adatokat, akkor érdemes a napi zárást kikapcsolni, és ebben az esetben is 24 órán belül pótolni a hiányzó adatot és érkeztetni a vendéget.
Az info.vendegem.hu oldalról lehet letölteni a felhasználói kézikönyvet és az oktatási segédletet. Itt találhatóak oktató videók és online tananyag is. Ha többen adminisztrálják a szálláshelyet érdemes a jogosultságokat is megfelelően kiosztani.
Az alkalmazás arra szolgál, hogy minden foglalást egyben tudjon kezelni a szálláshely-szolgáltató, ezért érdemes minden foglalást azonnal felvinni.
Érdemes a foglalás esetén is rögzíteni az adatokat, hiszen az online alkalmazás előtt is feljegyezte valahová, ha foglalás érkezett. Foglalás rögzítésekor még nem kötelező megadni a vendégek adatait, csak a foglalás dátumát. Ha lemondják a foglalást, lehetőség van a foglalás törlésére.
Azt a vendéget szükséges utaztatni, aki elhagyja a szállást. Ha a többi vendég marad, őket nem kell, csak akkor, amikor ők is elhagyják a szállást. De egyszer minden vendéget utaztatni kell, különben elvégzetlen teendőként jelöli az alkalmazás.
Amennyiben egy plusz szolgáltatásért plusz díjat számolunk fel, akkor új számlatételként fel kell vinni a foglaláshoz.
Magyar időhöz kell igazítani a foglalások kezelését, hiszen az éjszakák utáni díjat is a magyar idő szerinti éjszakák után számoljuk.
Amennyiben a vendég kevesebb összeget fizet, mint a foglalásba írt összeg, abban az esetben módosítani kell. A jobb egér gombbal a foglalásra kattintva, a FOGLALÁS ADATAIRA kattintva lehet megtenni.
Ebben az esetben utaztatni kell a távozó vendéget. Csökkentett módban a VENDÉGNYILVÁNTARTÓ nézetben a RÉSZLETEK gombra kattintva tudjuk ezt megtenni. Normál módban a NAPTÁR nézetben jobb egér gombbal a foglalásra kattintva a FOGLALÁS ADATAINÁL lehet ezt megtenni.
Amennyiben már előre rögzítettük a foglalást, a jobb egér gombbal a foglalásra kattintva, a FOGLALÁS TÖRLÉSE lehetőséget kiválasztva tudjuk törölni.
Amennyiben ezért külön díjat fizet a vendég, akkor a BEÁLLÍTÁSOK/TERMÉKEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK/ÚJ FOGYASZTÁSI TÉTEL létrehozása, majd a naptár nézetben a foglalásra jobb egér gombbal kattintva az új tétel felvitele gombbal ki lehet választani a legördülő listából, és ezzel hozzá lehet már adni a szobaszámlákhoz. Amennyiben ez a szobaár része, abban az esetben nem szükséges külön feltüntetni.
Igen, ez esetben 0 Ft-ot kell beírni a szállás díjaként, de IFA fizetésére kötelezettek. Minden vendéget kötelező regisztrálni.
A pótágyra kerülő vendég adatait ugyanúgy kell rögzíteni, mint más vendégekét, a rendszer nem tesz különbséget. Minden vendéget kötelező regisztrálni.
A naptárnézetben a FOGLALÁS SZERKESZTÉSE, VENDÉG ADATOK menünél lehet a vendég adatait szerkeszteni.
Mivel az ár lakóegységenként értendő, így a személyek számának csökkenésével nem változik automatikusan, hanem naponként is akár más ár rögzíthető. A foglalás közbeni napokon is van lehetőség fizettetésre.
Foglalás rögzítéséhez nincs szükség a vendégek adataira, csak a megrendelő adataira. A személyes adatokat elég érkeztetéskor felvinni a rendszerbe.
Először az országot kell kiválasztani, majd ezután már lehetséges az országnak megfelelő irányítószám megadása. Magyarországon csak valós irányítószámokat enged megadni az alkalmazás, tehát legfeljebb 4 számjegyet.
A foglalások felvitele nagyon fontos adat, mindenképpen kötelező. Az új foglalásnál a LAKÓEGYSÉG ADATAI be kell jelölni az ELŐLEGET FIZET négyzetet, ott lehet rögzíteni az előleget, majd érkeztetéskor a SZOBASZÁMLÁKNÁL a fennmaradó összeget.
Igen, a vendég neve nem statisztikai adat, így az NTAK-adatszolgáltatás számára irreleváns, a szálláshely-szolgáltató számára viszont fontos lehet.
Másnap is lehet rögzíteni a vendég adatait, de a napi zárást legkésőbb 24 órán belül el kell végezni.
Szolgáltatásként kell felvinni a rendszerbe szállás néven a szálláshely napközbeni használati díját. Az érkezés és utazás dátuma ugyanaz lesz.
Az alkalmazásban beállítható az egy- és kétfős ágyak száma. Ezeket úgy állítsa be, hogy megfeleljen az adott lakóegység valós férőhelykapacitásának.
Az alkalmazásban csak lakóegységenkénti árazásra van lehetőség, ettől függetlenül a foglalás adatainál megváltoztatható, egészen a napi zárásig bármikor.
A csoportos foglalás nem attól függ, hogy hány fő van a foglalásban, hanem a szervezés módjától, illetve, hogy van-e közvetítő, vagy direktben a szervező foglal. Ha magánember intézi, akkor az létszámtól függetlenül egyéni foglalásnak minősül. Abban az esetben, ha utazási iroda vagy cég foglal magánember számára, - mégha egyedül is érkezik is -, akkor az már csoportos foglalásnak minősül.
A szabadidős egyéni vagy csoportos foglalást akkor kell választani, ha az utazás célja szabadidőben végzett és szabadon választott, szabadidős tevékenység, pihenés, nyaralás, kikapcsolódás. Ha az utazás célja munkaidőben végezett tevékenység (pl. csapatépítő tréning, konferencia) akkor az üzleti egyéni vagy csoportos szegmenst abban az esetben kell választani, ha az egyéni utazás célja üzleti tevékenység.
Ha már elutaztatta a vendégeket és lezárta a napot, akkor új foglalásban kell felvenni a vendégeket, mivel napi zárás után a foglalás már nem módosítható. Ebben az esetben az okmányokat is újra be kell olvasni. Ha elutaztatta a vendégeket, de még nem zárta le a napot, akkor a VENDÉGADATOK-nál vissza tudja vonni az utaztatást (TÉVES UTAZTATÁS), ezt követően a lakó státuszú foglalást szabadon lehet szerkeszteni, a foglalás hosszabbítható. Ha a lakóegység férőhelyszáma engedi, további vendégeket is tud érkeztetni a foglaláshoz.
Foglalás rögzítéséhez nem kellenek a vendég adatai, kizárólag a foglalás dátuma, a lakóegység, valamint ennek az előre megadott ára, ami szabadon módosítható.
A rendszer kiírja, ha hiányoznak kötelező adatok. Ezeket kézzel kell pótolni, addig nem lehet tovább lépni.
Amennyiben megtörtént a napi zárás, akkor már nem módosítható az előleg fizetésének a dátuma. Az előlegfizetés időpontja csakis az adott naptól, tehát a lezárandó naptól az érkeztetésig regisztrálható a rendszerben. Ezért kell minden esetben a foglalást rögtön felvinni és az előleget regisztrálni.
A BEÁLLÍTÁSOK/LAKÓEGYSÉGEK/SZERKESZTÉS menüpontban lehet a férőhelyek számát módosítani. A lakóegységeket és azok férőhelyét úgy kell felvenni a VENDÉGEM szoftverbe, ahogyan a működési engedélyben szerepel és az NTAK-ba regisztrálták őket.
Ebben az esetben érdemes leellenőrizni, hogy a BEÁLLÍTÁSOK/LAKÓEGYSÉGEK menüpontban a lakóegységhez is beírták-e a 2 pótágyat.
A szoftverbe olyan adatokat érdemes rögzíteni, ami alapján megtalálja az egyes foglalást. A foglalás rögzítéséhez sem a cégnév sem a telephely nem kötelezően megadandó adat.
Sem automatikus érkeztetésre, sem utaztatásra nincs mód, ezt minden esetben a szálláshely-szolgáltatónak kell elvégeznie manuálisan. Az automatikus napzárás viszont beállítható.
Az alkalmazásban vagy érkeztetés előtt, vagy az utaztatás napjára lehet a szállásdíj és egyéb tételek fizettetését adminisztrálni.
A fizetés dátuma lehet az érkeztetés előtti – előleg – vagy az utaztatás napja. Az egyéb rendszerekből érkező utalások dátumát nem kell az alkalmazásban rögzíteni, hiszen az nem alkalmas NAV által elfogadott számla kiállítására.
Továbbra is használható bármilyen, a jogszabályoknak megfelelő számlázási rendszer, mivel a VENDÉGEM alkalmazás még nem alkalmas NAV által elfogadott számla kiállítására.
Adatkezelési tájékoztató készítéséhez, javasoljuk, kérje szakmai szervezetek, illetve adatkezeléssel foglalkozó szakember segítségét.
Az előfoglalás rögzítéséhez elegendő a vendég állampolgársága, a foglalás csatornája, a foglalás hossza, valamint a lakóegység megadása.
Amikor új foglalást rögzít, a megrendelő adatainál kell rögzítenie nevet a Megrendelő megnevezése címszó alatt. Ezen kívül két információt kér a rendszer, a megrendelő állampolgárságát és a foglalás csatornáját. A vendégek adatait előre nem kell felvinni, hiszen érkeztetéskor az okmányolvasóval fogja azokat beolvasni.
Igen, 2 fő is lehet üzleti útra érkező csoport, ha üzleti útra érkeznek és egy harmadik személy vagy cég/társaság adta le a megrendelést.
Ez akkor fordul elő, ha az állampolgárságot állítja át, de a lakóhely országát nem. Például, ha a lakóhely országa Magyarország, akkor valóban csak 4 jegyet tud beírni, mert a hazai irányítószámokat validálja a rendszer. Minden esetben a lakóhely országának beállítás után kell az irányítószámot beírni.
Új foglalás rögzítésekor be kell jelölni az ELŐLEGET FIZET mezőt. Ezt követően megjelennek az új foglalás oldalon azok a plusz mezők, amelyeket még ki kell tölteni az előlegfizetéshez.
A rendszer jogszabály szerint számolja az IFA-t, a szállásdíjat viszont a mindenkor aktuális (ami általában az előző napi) árfolyammal kell számolni.
A BEÁLLÍTÁSOK/PÉNZNEM BEÁLLÍTÁSA menüpontban van erre lehetőség, abban az esetben, ha nincs rögzítve foglalás a naptárban. Ilyenkor az eddig beállított lakóegység-árak és a szolgáltatások törlődnek a rendszerből, ezeket újra be kell ezeket vinni az aktuális pénznemben.
Amennyiben változik az ár éjszakánként, ezt naponta, a napi zárást követően tudjuk módosítani a foglalásra jobb egér gombbal kattintva, a FOGLALÁS ADATAI lehetőség kiválasztásával.
Van lehetőség minden nap módosítani a foglalás adatait, ezzel módosítva a LAKÓEGYSÉG BRUTTÓ ÁRA/ÉJ kitöltésével. A számlák rendezését a SZOBASZÁMLÁK lehetőségre kattintva lehet megadni, a FIZETÉS gombra kattintva. Ekkor bevisszük a tetszőleges összeget, amit SZÉP kártyával rendeznek, és ugyanígy teszünk ez után a fennmaradó összeggel is.
A foglalás rögzítésekor az ELŐLEGET FIZET négyzetre kattintva lehet az előleget rögzeni. Fontos, hogy az előleg csak azon a napon jelenik majd meg a szobaszámlán, amikor a vendéget érkeztetik. A maradék összeget jobb egér gombbal a foglalásra kattintva a SZOBASZÁMLÁK lehetőségnél lehet majd fizettetéskor beállítani.
Az előleg nem jelenik meg automatikusan azonnal a szobaszámlán, csak azon a napon, amikor érkeztetik a vendégeket. Addig csak a foglalás adatainál ellenőrizhető.
Érkeztetés után a foglalásra jobb egér gombbal kattintva a SZOBASZÁMLÁK opciónál van lehetőség ezt rögzíteni. Bármivel fizethet a vendég, és akár előre is rendezheti a foglalás teljes árát, ha biztosak vagyunk benne, hogy kerülhet újabb fogyasztási tétel a számlához.
Az előre utalt összeget előlegként kell bejegyezni, a foglalás rögzítésekor. A fennmaradó összeget utaztatáskor lehet kiegyenlíteni a rendszerben.
Egy szálláshelyen belül egy pénznemben lehet adatokat rögzíteni a rendszerben. Ha a két apartman egy szálláshelyként van az NTAK-ban regisztrálva, akkor egyféle pénznemet tud a két lakóegységben beállítani. Ha a két apartman két külön szálláshely, két NTAK-regisztrációval, két szálláshely-kezelő szoftverrel, akkor be tudja állítani az eltérő pénznemeket.
Nem, mert az IFA-t automatikusan terheli a rendszer. Ettől függetlenül lehetőség van a szolgáltatások között IFA tételt felvenni, de ennek az a célja, hogy a rontott IFA-t javítani lehessen.
Új foglalás hozzáadásánál a VENDÉGADATOK pontnál a legördülő menüből lehet kiválasztani az IFA mentesség okát.
A BEÁLLÍTÁSOK menüpontban a SZÁLLÁSHELY IFA BEÁLLÍTÁSA lehetőséget kiválasztva 0 Ft-ot kell beírni a rendszerbe.
RIPORTOK/IFA KIMUTATÁS menüpont alatt lehet megtekinteni. Fontos, hogy beállítsa a megtekinteni kívánt időszakot. Továbbá van lehetőség a táblázat letöltésére is, az IFA kimutatás menüpont bal alsó sarkában található EXPORTÁLÁS: XLS XLSX lehetőségnél.
Igen, ebben az esetben a rendszer csak azokra a napokra számolja a később érkező vendég IFA-t, amelyik napokra szállásdíjat fizet.
Az alkalmazásból nem lehet számlát kiállítani, a vendég által fizetendő végösszegből egyszerűen le kell vonni.
Az IFA mentességet minden esetben a területileg illetékes önkormányzat rendelete szabályozza, ebben kell megnézni, milyen esetekben mentesül valaki az IFA fizetése alól. Ha munkavégzés céljából érkezik az üzleti vendég, akkor eltérően kezelendő a turisztikai céllal érkező (pl. csapatépítő egy cég számára) üzleti vendégtől. Az utóbbi esetben a vendég IFA fizetésére kötelezett, hiszen turisztikai szálláshely-szolgáltatást vesz igénybe.
Nem. Ezzel együtt fontos, hogy nem kell külön szolgáltatásként/termékként felrögzíteni a szállásdíjat, mert azt a foglalás rögzítésekor adja meg, és ebből automatikusan terheli a szállásdíj tételt a rendszer.
A RIPORTOK/SZOBASZÁMLÁK menüben a KERESÉST lenyitva, az alapértelmezett szűrés a LAKÓ státuszú foglalásokat jeleníti meg. Ezt kell átállítani ÜRES-re vagy ELUTAZOTT-ra. Ekkor megjelennek a korábbi vendégek szobaszámlái is.
Az applikáció neve a VENDÉGEM. iOS operációs rendszer esetében az App Store-ból kell letölteni, Android operációs rendszer esetében pedig a Google Play Áruházból.
Ennek az az oka, hogy nincs „jobb klikk” iPad-en, csak az újabb verziókon. Ha újabb fajta az iPad, akkor hosszan vagy erősebben kell nyomni, úgy érhető el a klasszikus egér jobb gomb.
Szükséges egy olyan okostelefon vagy tablet, amire letölthető az applikáció, tehát Android vagy iOS operációs rendszerű eszköz.
Lehet csak a mobilalkalmazást is használni, és azon végig vinni az érkeztetés és utaztatás teljes folyamatát, ahogyan foglalást is lehet rögzíteni a mobilapplikációban.
Az okmányolvasóval történő adatrögzítés a jogszabályi rendelkezés alapján a vendégérkeztetéshez van kötve. Emiatt az okmányolvasót a vendég érkeztetésekor kell használni, mielőtt a vendég a szálláshelyet elfoglalná, tekintettel arra, hogy a szálláshely-szolgáltató az okmány megtekintése és beolvasása hiányában a szálláshely-szolgáltatást megtagadja. A vendég köteles személyazonosításra alkalmas okmányát bemutatni. Ez a folyamat azonban történhet más helyszínen is: javasoljuk, hogy a szálláshely vagy a lakóhely közelében keressen olyan helyszínt, ahol van internet szolgáltatás, és ott olvassa be az okmányokat.
A lakóegységeket úgy kell felvenni az alkalmazásba, ahogyan a működési engedélyben is szerepelnek és ahogyan az NTAK-ba regisztrálta őket. Ha külön-külön értékesíti a két házat, de azok egy címen vannak, akkor egy szálláshely 2 lakóegységgel. Ha külön címen szerepelnek az ingatlanok, abban az esetben két külön szálláshelyről beszélünk, amiket az NTAK-ba is külön-külön kell felvinni, és az alkalmazásban is külön kell őket adminisztrálni.
Ezek szerint ez egy 13 fős lakóegység, 10+3 fő a nappaliban pótágyon. Önnek összesen 13 fős vendégházra kell működési engedéllyel rendelkeznie és az NTAK-ban is így kellett regisztrálni. Több fő részére nem adható ki egy szálláshely, mint amire működési engedéllyel rendelkezik!
BEÁLLÍTÁSOK/LAKÓEGYSÉGEK menüpont alatt lehet új lakóegységet felvenni. Fontos, hogy az alkalmazásban regisztrált adatoknak egyezniük kell a működési engedélyben és az NTAK-regisztrációban megadott adatokkal.
Bármelyik napon hozzá lehet adni új vendéget a lakóegységhez egészen addig, ameddig az adott lakóegységben a rendszer érzékel szabad férőhelyet. Ha nem tud hozzáadni további vendégeket, akkor a lakóegységre beállított férőhely kevesebb, mint ahány vendég érkezne az adott lakóegységbe. Ha időközben egy/több vendég elutazik, akkor az adott vendéget el is lehet utaztatni a foglalásra jobb egérgombbal kattintva, a VENDÉGADATOK menüpontot kiválasztva.